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为了加强对档案的管理，有效地保护和利用档案，为国民经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。

本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

市、区人民政府应加强对档案工作的领导，将档案事业发展列入国民经济和社会发展计划，将档案保护、档案抢救等档案事业发展所需经费列入财政预算。

本市行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和本条例的规定。

市、区档案行政管理部门负责本条例的实施，对本行政区域内档案事业实行统筹规划，组织协调，监督和指导。 在本市设立的国家级开发区的管理委员会的档案工作机构负责对本机关形成的档案实行集中统一管理，对开发区内各单位的档案工作实行监督和指导。 乡（镇）人民政府和街道办事处的档案工作机构对本机关形成的档案实行集中统一管理，对所属单位和村（居）民委员会的档案工作实行监督和指导。 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作机构负责对本单位形成的档案实行集中统一管理，对所属单位的档案工作实行监督和指导。

本市各级各类档案馆的设置应符合全国档案馆的设置原则和布局方案。 设置市、区综合档案馆，由同级档案行政管理部门报同级人民政府批准。 设置专门档案馆、部门档案馆经市档案行政管理部门审核同意后报市人民政府批准。 国家级开发区设置综合档案馆，由市档案行政管理部门报市人民政府批准。 企业、事业单位设置档案馆，由其自行决定。

从事档案工作的人员，应经档案专业培训考核，取得岗位资格证书。 档案工作人员变动时，应按有关规定办理交接手续。 从事档案整理、评估、咨询等中介服务的机构，应当报档案行政管理部门备案。

机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的应立卷归档的材料，应由本单位的文书或业务机构收集齐全，整理立卷，按时交本单位档案工作机构或档案工作人员集中管理。 机关、团体、企业事业单位和其他组织对档案行政管理部门确定的重点收集和保管的材料，应重点收集和保管，并按规定向档案行政管理部门报送档案目录。

举办区域性重大活动，主办单位应确定有关机构或人员做好与活动相关的材料的收集、整理和归档工作，并在活动结束后3个月内向同级综合档案馆移交。

属于国家所有的应归档的材料，任何单位和个人不得据为己有，不得丢失、自行销毁或拒绝归档。

工程建设、科学技术研究等项目的档案鉴定、验收按《湖北省档案管理条例》的规定执行。

综合档案馆和专门档案馆收集档案的范围，由市档案行政管理部门会同有关主管部门拟订，报市人民政府按审批权限审批。 部门档案馆和企业事业单位档案馆收集档案的范围，分别由市有关部门和本单位确定，报市档案行政管理部门备案。 其他档案工作机构收集档案的范围，由所在单位确定。

立档单位对列入市综合档案馆收集范围的档案，自档案形成之日起满20年的，向市综合档案馆移交；对列入区综合档案馆收集范围的档案，自档案形成之日起满10年的，向区综合档案馆移交。 工程档案在工程竣工验收后3个月内向市城建档案馆移交。 部门档案馆保存的档案，自档案形成之日起满50年的，向市综合档案馆移交。 专业性较强或需要继续保密、保存的档案，报档案行政管理部门同意，可延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或由于保管条件恶劣可能导致不安全或严重损毁的档案，可提前向有关档案馆移交。

机关、团体、事业单位变更或撤销的，档案行政管理部门应指导其依照有关规定做好档案交接工作，防止档案遗失。 国有企业产权或经营方式发生变动的，其档案处置按国家有关规定办理。

集体企业、私营企业、股份合作制企业和外商投资企业等非国有企业具有重要保存价值的档案，经综合档案馆与企业协商一致，可接收进馆。

属于集体、个人所有的对国家和社会具有保存价值的或应保密的档案，档案所有者应妥善保管；保管条件恶劣或由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，档案行政管理部门有权采取代为保管等措施，确保档案完整和安全；必要时，可以收购或征购，档案所有者也可向综合档案馆寄存或出卖。 前款所列档案，向综合档案馆以外的任何单位或个人出卖的，应按有关规定经档案行政管理部门批准。严禁倒卖档案牟利或将档案出卖、赠送给外国人和外国组织。 单位或个人对档案所有权有争议的，可由档案行政管理部门裁决。裁决结果应书面通知当事人。

禁止出卖属于国家所有的档案。 国家所有的档案复制件的交换、转让和出卖，按国家规定办理。

各类档案馆应对所保管的档案采取下列管理措施： （一）建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化； （二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施； （三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理； （四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，根据需要，参照前款规定办理。

综合档案馆和专门档案馆应按国家规定向社会开放档案，公布开放档案的目录，并为档案利用提供必要的条件与服务。 综合档案馆和专门档案馆保管的档案中，涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的，以及其他已到规定的开放期限仍不宜开放的，经市档案行政管理部门批准，可延期向社会开放。

综合档案馆应建立档案信息中心。专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆和其他档案工作机构，应定期向综合档案馆报送档案数据，逐步实现档案信息网络化。