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为加强档案管理，有效保护和利用档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《吉林省档案条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。

本条例所称档案，是指过去和现在国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织（以下称各单位）及个人从事各种活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

本市行政区域内档案的收集、整理、保护、开发、利用及其相关管理活动适用于本条例。

市、县级档案行政主管部门负责本行政区域内档案的监督指导工作。其主要工作职责是： （一）宣传、贯彻档案相关法律、法规、规章及政策； （二）组织对档案相关法律、法规、规章及政策的培训工作； （三）对各单位的档案管理工作进行日常监督、检查及协调、指导； （四）受理和查处涉及档案管理的违法行为； （五）法律、法规规定的其他职责。 乡镇人民政府（街道办事处）档案管理机构或者专（兼）职管理人员按照职责做好档案的管理工作。 其他各单位的档案管理机构负责本单位的档案管理工作。 城乡建设、人力资源和社会保障、住房保障和房地产、财政等部门应当按照各自职责做好档案管理相关工作。

市、县级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，建立健全档案管理机构，统筹安排建设符合国家标准的档案馆库、档案信息化工程等所需经费。 档案事业经费列入本级财政预算，专项用于对档案保护、抢救、征集及日常管理等。

任何单位和个人都有依法利用档案的权利。 鼓励社会组织和个人向国家捐献档案和资料。 鼓励公民建立个人（家庭）档案。

本市鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。对在档案收集、整理、保护、利用等方面作出突出贡献的单位和个人，按照国家和省有关规定给予表彰、奖励。

市、县级人民政府应当设立综合档案馆，负责收集、保管、整理本行政区域内的各种门类、载体的档案，建立档案信息资源管理数据库和档案信息查询平台，并依法向社会提供服务。 各单位根据需要，经市档案行政主管部门备案后，可以设立专业档案馆，负责收集和保管本专业的档案，并依法向社会提供服务。

综合档案馆、专业档案馆和各单位档案管理机构应当配置档案存放专用库房。专用库房应当具备防火、防盗、防光、防尘、防潮、防磁、防有害生物和防污染等必要功能，保存实物等特殊载体档案的库房还应当配备特殊保护设施、设备，确保档案的安全。

综合档案馆、专业档案馆和各单位档案管理机构应当建立健全相应的管理制度，使用符合国家标准的档案用品，采用先进技术，确保档案的规范管理和有效利用。

各单位应当按照规定建立资料归档管理制度，将归档的资料及时进行收集、整理，并在规定期限内移交本单位档案管理机构。 禁止将应当归档的资料隐匿或者拒不归档。

各单位应当使用符合规定标准的档案管理系统。建立电子档案管理制度，并实行实体档案和电子档案双重管理，做到实体档案与电子档案一并移交，确保档案信息的规范、有效和安全。

电子档案实行异地备份制度。市、县级综合档案馆是集中利用电子档案的专门场所和本级人民政府的电子档案灾难备份基地。

有下列情形之一的，有关单位应当事前通知档案行政主管部门，办理档案事前备案，并在档案行政主管部门监督、指导下开展档案资料的收集、整理、归档工作： （一）党和国家领导人检查、视察、考察、指导工作，外国元首、政府首脑参观、访问的； （二）承办国际性、全国性会议和举办重要经济、文化等活动的； （三）实施列入市、县级重点建设工程项目、普查项目及财政投资的重大科学技术研究和技术改造项目的； （四）举办或者承办在市、县（市、区）内具有重大影响活动的； （五）其他应当实行档案事前备案的活动或者项目。

有下列情形之一的，有关单位应当及时通知档案行政主管部门，办理档案事后备案，并在档案行政主管部门监督、指导下开展档案资料的收集、整理、归档工作： （一）行政区划调整的； （二）市、县级人民政府批准设立、变更和撤销机构的； （三）国有企业产权变动的； （四）发生重大自然灾害、突发公共卫生事件和重特大事故及其他重大事件的； （五）发现重要、珍贵档案和资料的； （六）其他应当实行档案事后备案的活动或者项目。

市、县级综合档案馆应当对本行政区域内的名人名家、名胜古迹及各级各类文化遗产等具有地方特色、民族特色的珍贵档案资料，及时开展接收、征集、抢救、保护工作。

市、县级党政机关获得上级奖励的证书、奖牌、奖杯、锦旗，外国各类组织赠送的重要纪念品等实物，应当拍照归档，并将目录及时报送本级综合档案馆。经档案行政主管部门认定具有反映本行政区国家和社会重大历史活动性质、能够长期保存、依靠影像载体无法明确反映其档案价值的有关实物，应当在五年内移交综合档案馆；其中，属于可移动文物的，由市、县级人民政府确定保管单位。 禁止隐匿、变卖前款规定的实物档案。

各单位应当按照规定收集和集中管理本单位所属人员的人事劳动、社会保障、医疗等涉及公民权益的档案和其他具有凭证作用的资料，并确保其完整、安全和有效利用。

按照国家、省、市相关规定引进的高层次人才，由用人单位为其建立、保管人事档案。 单位和个人可以向人才服务机构申请寄存、托管人事档案。 流动人员人事档案应当按照有关流动人员人事档案管理的规定，移交人才服务机构管理。

经市、县级人民政府确定的重点建设工程项目的工程建设档案验收应当由项目主管部门会同同级档案行政主管部门组织实施。