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企业档案管理规定 （2023年8月8日国家档案局令第21号公布 自2023年10月1日起施行） 目 录 第一章 总 则 第二章 机构和人员 第三章 设施设备 第四章 文件材料的形成、收集、整理与归档 第五章 档案的保管、保护、鉴定与处置 第六章 档案的利用、开发、统计与移交 第七章 档案信息化建设 第八章 监督管理 第九章 奖励与处罚 第十章 附 则 第一章 总 则 为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。

本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。

企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。

坚持中国共产党对企业档案工作的领导。企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。 档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。

企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。 国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。县级以上地方档案主管部门在职责范围内对本区域企业档案工作实行监督和指导。各级各类开发区管理机构档案部门对本区域企业档案工作实行监督和指导。 中央和地方专业主管部门对所属企业（包括上市公司、境外企业等，下同）档案工作实行监督和指导。企业应当按照资产归属关系对所属单位档案工作实行监督和指导。 国有企业应当按照业务监督和指导关系向档案主管部门或母公司（投资主体）报送企业年度档案工作情况。中央企业总部制定的档案管理制度应当报国家档案主管部门备案。

企业委托档案服务时，应当按照合法、安全、可控的原则选择依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督，保证服务质量，确保档案安全。 第二章 机构和人员

企业应当根据规模和管理模式设置档案部门（机构）或者确定负责档案工作的部门（机构），配备与企业规模相适应的专职档案工作人员，满足档案保管利用和业务监督指导的需要。其中档案保管利用人员数量可以根据馆（室）藏档案数量及年度档案增量等确定，档案业务监督指导人员数量可以根据内设部门数量、所属单位数量、项目数量等确定。 中央企业、地方国有大型企业应当在总部设立负责档案工作的职能部门。 企业可以根据需要按照规定设立档案馆。

企业应当确定分管档案工作负责人、档案部门负责人。企业可以根据需要设置档案专业负责人（档案总监），履行建立档案工作体系、审核专业技术标准、组织实施专项工作、服务主营业务等职责。

企业档案部门履行下列职责： （一）贯彻执行党和国家有关档案工作法律法规和方针政策，制定档案管理制度和业务标准规范； （二）组织制定并实施本企业档案工作中长期发展规划、年度计划； （三）监督和指导各部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理及归档工作； （四）负责档案的收集、整理、保管、保护、鉴定、处置、利用、开发、统计等工作，并按照规定移交档案； （五）组织协调建设项目、科研项目、产品（业务）等档案验收工作； （六）监督和指导所属单位的档案工作； （七）组织实施档案信息化工作； （八）组织开展档案科学研究、技术创新、宣传培训和业务交流等活动。

企业各部门（含项目，下同）应当确定档案工作负责人，配备专（兼）职档案工作人员。

企业各部门负责本部门文件材料的形成、积累、鉴定、整理、归档，确保其真实、完整、准确。

企业应当加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质，为其评聘职称创造条件。 档案工作人员应当忠于职守、遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。

档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。 第三章 设施设备

企业应当分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房，可以根据需要设置展览（陈列）室、服务器机房、档案接收、整理、修复、消毒、数字化、缩微、安全监控等用房（以下统称业务和技术用房）。 档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。

档案办公用房、业务和技术用房等面积应当满足业务开展需要。 阅览用房面积应当满足不同载体类型档案阅览需求，适应涉密与非涉密档案分区阅览的需要。 档案库房面积应当满足企业档案法定存放年限需要，新建档案库房面积应当满足未来至少10年档案存放需要。

档案阅览用房、库房、业务和技术用房选址应当利于档案保护，远离易燃、易爆物品和污染源，宜符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）规定。 档案库房如无特殊保护，一般不宜设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、食堂（厨房）、变配电室、锅炉房、车库等存在安全隐患的场所。

档案阅览用房、库房、业务和技术用房建筑设计宜符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）规定。 档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。

档案阅览用房、业务和技术用房应当安装视频监控等设施设备。 档案库房应当安装防盗门窗、视频监控、防光窗帘等设施设备，可以选择智能门禁识别、自动报警、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。

档案办公用房、阅览用房、业务和技术用房均应当配备消防设施并按照规定通过验收。 档案库房应当配备消防系统和火灾自动报警设备。根据档案重要程度和载体类型的不同，选择采用洁净气体、高压细水雾等灭火效率高且对档案无二次损害的灭火设备。