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经营主体登记档案管理办法 （2025年2月10日国家市场监督管理总局、国家档案局令第96号公布 自2025年3月20日起施行） 为了加强经营主体登记档案的规范化管理，有效保护和利用经营主体登记档案，充分发挥其在促进和服务社会经济发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《中华人民共和国市场主体登记管理条例》等法律法规，制定本办法。

本办法所称经营主体登记档案（以下简称登记档案），是指承担经营主体登记工作的部门（以下称登记机关）依法在经营主体登记注册过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录。

登记档案管理坚持统一标准、分级管理、集中保管原则。 国家市场监督管理总局主管全国登记档案管理工作，制定登记档案管理制度，推进登记档案管理标准化、规范化，指导地方登记机关依法有序开展登记档案管理工作。 县级以上登记机关负责本级登记档案管理工作，依法履行登记档案管理职责。 各级档案主管部门依法对登记档案工作进行监督、指导和检查。

登记档案包括依法登记注册的公司、非公司企业法人及其分支机构，个人独资企业、合伙企业及其分支机构，农民专业合作社（联合社）及其分支机构，个体工商户，外国公司分支机构和法律、行政法规规定的其他经营主体的登记档案。

登记档案归档范围包括经营主体在登记、备案等过程中形成的下列文件材料： （一）经营主体向登记机关提交的申请材料； （二）登记机关作出登记决定时出具的审核文件； （三）股权出质登记材料、法院协助执行通知书等其他材料。 具体文件材料归档范围和档案保管期限表由国家市场监督管理总局另行制定。

登记档案的整理遵循一户一档、一档多卷的原则，主要包括组卷、排列、编页、编目、编号、装订、装盒等。立卷时应当确保文件材料齐全，图文字迹清晰，格式标准统一，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 登记档案归档时应当按照《中华人民共和国居民身份证法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律规定，对涉及个人身份信息的页面进行专门标注或者处理，做好个人信息保护。 登记机关内分设经营主体登记机构和档案管理机构的，应当做好归档文件材料的移交工作。

登记机关应当加强登记档案基础设施建设，配置适宜安全保存登记档案的库房，配备防盗、防火、防水等必要设施和登记档案管理所需的工作设备。 登记机关应当完善登记档案管理制度，建立健全登记档案安全工作机制，配备登记档案管理工作人员，提高登记档案安全应急处置能力。

登记机关委托第三方开展登记档案整理、寄存和数字化等工作的，应当严格审核服务提供方业务能力，严格控制登记档案服务外包范围，严格执行服务外包标准规范，加强登记档案服务外包安全管理。

经营主体存续期间，登记档案应当持续保存。经营主体注销后，登记档案保管期限一般为20年，自其注销之日起计算。经营主体因被合并而注销的，其登记档案并入合并后的经营主体的登记档案。

登记机关应当定期对保管期限届满的登记档案进行鉴定，经鉴定需要销毁的登记档案，应当按照国家有关规定销毁。经鉴定仍有保存价值的登记档案，登记机关应当重新划定保管期限并作出标注，其中具有永久保存价值的，经与同级国家综合档案馆协商同意后可以向其移交。

登记机关通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的登记或者备案材料，符合国家电子档案管理要求的，可以以电子形式归档和移交，不再以纸质形式归档和移交。法律、行政法规另有规定的除外。 电子登记档案和传统载体登记档案具有同等法律效力，可以以电子形式作为凭证使用。

电子登记文件归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式。离线归档应当在登记事项办理完毕后的六十日内完成。 电子登记文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。

国家市场监督管理总局应当推进登记档案信息资源共享一体化服务平台建设，推动登记档案信息资源跨区域、跨部门共享利用。 各级登记机关应当加强登记档案管理信息化建设，以统一社会信用代码为索引，推动登记档案电子化、影像化，保障电子登记档案、纸质登记档案数字化副本的安全保存和有效利用。 各级登记机关应当做好本级电子登记档案管理工作，确保电子登记档案的真实性、完整性、可用性、安全性，并做好数据备份。

经营主体因变更住所（主要经营场所、经营场所）、主体类型等原因需要迁移登记档案的，应当在迁入新住所（主要经营场所、经营场所）前，向迁入地登记机关申请办理变更登记、迁入登记档案。 迁入地登记机关认为可以迁入的，应当向迁出地登记机关开具迁入调档函，申请人无需向迁出地登记机关提出登记档案迁出申请。 迁出地登记机关应当自收到迁入调档函之日起三十日内将所有登记档案移交迁入地登记机关。迁入地、迁出地登记机关不得限制、妨碍登记档案的迁移，法律、行政法规规定不得迁移的情形除外。

迁入地登记机关和迁出地登记机关应当就登记档案迁移做好对接。迁出地登记机关移交登记档案时应当编制登记档案移交清单，列明移交登记档案的名称、卷号、时间、页码、形式等内容，加盖迁出地登记机关公章或者档案管理专用印章。迁入地登记机关接收登记档案后，应当根据移交清单清点核对登记档案，在移交清单上加盖迁入地登记机关公章或者档案管理专用印章后，送交迁出地登记机关。

移交纸质登记档案的，迁出地登记机关应当通过专人送取、挂号信或者中国邮政特快专递的方式将登记档案移交至迁入地登记机关，不得交由经营主体自行携带。邮寄移交时应当对登记档案资料进行密封并加盖迁出地登记机关公章或者档案管理专用印章。 移交电子登记档案的，迁出地登记机关要将登记档案的全部电子数据迁移至迁入地登记机关。电子登记档案无法实现数据对接的，迁出地登记机关应当打印迁移的纸质登记档案并加盖登记机关公章或者档案管理专用印章，按照纸质登记档案移交要求移交至迁入地登记机关。迁出地登记机关应当留存迁出经营主体的电子登记档案备查。 迁出地登记机关应当加强和迁入地登记机关的联系、配合，跟踪、掌握登记档案迁移情况。

登记机关应当持续优化登记档案迁移程序，加快登记档案迁移数据共享、信息联通，推行登记档案迁移网上办理。 迁入地登记机关可以通过网络调阅登记档案的，迁移期间经营主体可以直接在迁入地登记机关办理登记业务。

登记机关应当依法提供登记档案查询服务，维护登记档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等根据工作需要依法查询与本机关职责相关的登记档案，查询人员应当出具所在机关公函或者相关文书，以及本人的有效工作证件。

相关公民、法人或者其他组织可以根据自身生产经营、工作生活需要，向登记机关申请查询下列登记档案： （一）经营主体可以查询自身的登记档案； （二）经营主体有效登记在册的相关人员，包括公司的法定代表人、有限责任公司和非上市股份有限公司股东、非公司企业法人的法定代表人和出资人、农民专业合作社（联合社）的法定代表人和成员，合伙企业合伙人、个人独资企业投资人、个体工商户经营者、各类分支机构的负责人等，可以查询其个人任职或者出资的经营主体的登记档案； （三）受当事人委托的律师可以查询与其受委托事项相关的登记档案； （四）公证、仲裁、司法鉴定等机构可以查询与其工作内容相关的登记档案； （五）破产管理人可以查询其负责破产清算经营主体的登记档案。 有关档案查询申请不符合法律、法规、规章规定，或者可能危害国家安全、社会公共利益的，登记机关不予查询并说明理由。 登记机关作出登记决定时出具的审核文件，仅限公安机关、国家安全机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关等办理涉及登记机关的案件时进行查阅。