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昆明市人民政府规章 下载文字版 下载图片版 昆明市电子文件管理与归档办法 （2010年8月20日昆明市人民政府令第101号公布 自2010年9月19日起施行） 第一章 总 则 为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。 企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。

本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。

电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。

市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。 第二章 机构与职责

市、县（市）区人民政府办公厅(室)负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。

市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。

市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。

保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。

市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。 各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。

电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。 第三章 收集与归档

电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、真实、有效。

电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的； （三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件； （四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿； （五）其他对本机关工作具有查考价值的。 电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。

收集的电子文件类型包括： （一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件； （二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件; （三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件； （四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件； （五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件； （六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式； （七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等； （八）其他应当收集归档的电子文件。

电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。

电子文件归档应当符合以下要求： （一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取； （三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联； （四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档； （五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态； （六）规定电子文件、电子档案的开放级别。 前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。

各类档案馆、国家机关、团体、事业单位应当对实体档案进行数字化转换。由实体档案数字化转换形成的电子档案，应当与相应实体档案在内容上一致。 第四章 存储与保管

电子文件形成单位和档案馆应当配备满足电子文件、电子档案存储和保管的设施设备。采用只读光盘、磁带、硬磁盘等符合国家要求的存储介质作为保存载体。

存储电子文件、电子档案的载体或装具上应当标注存储介质类型、盘号、全宗号（或者形成单位）、存入日期、密级、保管期限等标识。

电子文件和电子档案载体的保管应当符合下列条件： （一）要有具备相应技术保护条件的库房和装具； （二）对归档载体要作防改写处理，不得擦、划、触摸记录涂层； （三）环境温度选定范围：17℃--20℃，相对湿度选定范围：35%--45%； （四）存放地远离强磁场，并与有害气体隔离； （五）对磁性载体每满2年、光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。