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为了加强档案管理工作，保护和开发利用档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《海南省档案管理办法》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

本办法适用于本市的国家机关、社会团体、企事业单位以及其他组织和个人。法律、法规另有规定的从其规定。

本办法所称档案，是指过去和现在本市的国家机关、企事业单位、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。前款所称档案包括归档电子文件。

各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。

各级人民政府应当加强档案信息化建设，并纳入政府信息化建设总体规划。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人，各级人民政府、档案行政主管部门或各专业主管部门应当给予奖励。第二章档案机构及职责

市档案行政主管部门负责本市的档案管理工作，对本市的档案事业依法实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。各区档案行政主管部门负责本辖区内的档案管理工作。乡镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位档案工作实行监督和指导。

机关、团体、企事业单位和其他组织应当配备档案工作人员，并保持其工作岗位的相对稳定。档案工作人员应当接受档案行政主管部门的培训。

设立市国家档案馆。各区应当根据实际需要，按照国家有关规定，设置区级国家档案馆。市、区国家档案馆包括综合档案馆和专门档案馆。市、区综合档案馆依法履行以下职责：（一）负责接收和收集本行政区域内各单位形成的档案资料；（二）征集收购其他组织及个人产生的对国家、社会和本市有重要保存价值的档案资料；（三）负责馆、室藏档案的统计；（四）提供馆藏档案的利用；（五）参与重大活动的纪实拍摄；（六）建立档案信息资源库，对档案信息资源进行编研；（七）利用馆藏档案资料对社会进行宣传教育；（八）接受档案捐赠，向社会提供档案寄存服务；（九）法律、法规规定的其它职责。专门档案馆的职责按有关规定履行。第三章档案管理

机关、团体、企事业单位和其他组织应当对本单位档案实行统一管理，并对所属单位档案工作实行监督和指导。各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，采用先进技术，通过计算机网络对档案进行接收、管理，实现档案管理现代化。

按照国家和档案行政主管部门规定，机关、团体、企事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的应当归档的文件材料，应当收集齐全，整理归档，按时移交本单位档案机构或档案工作人员集中管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。机关、团体、企事业单位和其他组织应当在翌年上半年前完成上一年的文书档案整理归档工作。

市、区举办重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教活动的，有关主管部门应当及时做好档案的收集、整理工作。

市重点建设工程项目竣工预验收时，应当有档案管理部门参加，对项目的档案加以预验收。

机关在撤销时，应将所有的档案、文件资料和印章向同级档案馆移交。机关在合并时，应将所有的档案及文件资料和印章向合并后的单位或同级档案馆移交。

科学技术研究、技术改造、新产品开发、重要设备更新等项目的建档工作，应当与项目立项、计划进度、验收鉴定和评审奖励同步进行，并依法接受档案行政主管部门的监督、检查和指导。

国有企业因兼并、破产、出售、股份制改造或者实行承包租赁等原因发生资产或者产权变动的，由市档案行政主管部门会同政府综合经济管理部门和市国有资产管理部门按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定做好档案处置工作。

机关、团体、企事业单位和其他组织应当按照下列规定，向有关档案馆移交档案：（一）机关、团体及被列入接收范围的企事业单位形成的属永久、长期保存的档案在本单位保管满10年的，应当向同级档案馆移交；（二）举办本办法

规定的重大活动形成的材料，组织机构应当在活动结束后3个月内向同级档案馆移交；（三）建国前的档案，应当按规定向相应的档案馆移交；（四）档案保管条件恶劣，可能导致档案严重损毁的，可以提前向档案馆移交。机关、团体、企事业单位向档案馆移交档案时，应当将档案目录（含机读目录）和其它参考资料一并移交。

鼓励单位和个人向档案馆捐赠、寄存其所有的档案。

档案的鉴定和销毁应当按照国家规定执行。禁止擅自销毁档案。